Хто ще користується вашою щіткою? Як аудитор перевіряє ШІ в бухгалтерії

Уявіть, що дантист перевіряє, як ви дбаєте про зуби.

— Щітка в мене найкраща, — кажете ви. — Електрична, за п’ять сотень.

— Чудово, — киває він. — А хто ще нею користується?

Пауза. Саме цю паузу я ловлю на аудиті, коли питаю бухгалтерію, яким штучним інтелектом вона користується і через чий акаунт. Коли йдеться про дані клієнтів, це моє перше питання. Зазвичай у цей момент людина на секунду дивиться на свій телефон. Професійна деформація підказує мені, що відповідь я вже отримала.

Чому це питання стало першим

Облікова база стоїть у вашому контурі: на вашому сервері чи у вашій хмарі, з вашими паролями. А чат ШІ працює на чужому сервері. І ОСВ, виписка чи зарплатна відомість потрапляють туди за хвилину. Те, що роками збиралося в базі, виходить за межі контуру одним перетягуванням файлу.

Для аудитора це не мода, а продовження старої логіки. МСА 315 у редакції 2019 року вимагає розуміти ІТ-середовище, ризики від використання ІТ і загальні ІТ-контролі: хто має доступ, як вносяться зміни, як усе працює щодня. ШІ-асистент, у який бухгалтер вантажить облікові дані, — частина цього середовища, навіть якщо його немає в жодному переліку систем.

А для даних клієнтів є ще й закон. Стаття 24 Закону «Про захист персональних даних» зобов’язує тих, хто обробляє персональні дані, захищати їх, зокрема від незаконного доступу. Прізвище, РНОКПП і доходи клієнта-ФОПа — це саме персональні дані.

Я при цьому не проти ШІ. Я бачила, як звірка, на яку йшов вечір, закривається за пів години. Мене непокоїть магія без правил.

Що я перевіряю: шість пунктів

1. Інвентаризація. Які сервіси ШІ використовуються насправді, а не за наказом. Найнебезпечніший ШІ — той, про який ніхто не знає.
2. Доступ. Хто входить в акаунт: одна людина чи кілька.
3. Умови сервісу. Споживчі чи комерційні, чи навчається модель на даних, скільки зберігаються розмови.
4. Які дані потрапляють у чат. Опублікована звітність — одне. Персональні дані ФОПів і працівників — зовсім інше: тут знеособлення обов’язкове.
5. Договір і правила. Чи дозволяє договір із клієнтом обробку його даних сторонніми сервісами. Чи є хоч одна сторінка внутрішніх правил роботи з ШІ.
6. Звільнення. Що станеться з акаунтом і з історією розмов, коли бухгалтер піде. Цей пункт майже ніхто не продумує заздалегідь.

Другий пункт — той самий дантистів: щітка своя чи спільна. Про нього окремо.

Драбина: на якій сходинці ваша щітка

Драбина показує, як зростають вимоги до безпеки даних. З кожною сходинкою вгору правил більше й вони суворіші. Унизу вимог майже немає, нагорі їх найбільше. Але головне, що я хочу, аби ви запам’ятали: вимоги безпеки не визначаються вартістю підписки. На драбині немає шкали «скільки доларів». Є шкала «що саме ви виконуєте».

Нижня сходинка — один особистий акаунт на кількох колег. Навіть якщо підписка коштує 100 чи 500 доларів на місяць. Це золота щітка на всю родину: гарна, дорога й одна на всіх. Кожен, хто знає пароль, бачить усю історію, зокрема виписки клієнтів, яких він не веде. Хто що завантажив, встановити неможливо. До того ж умови і Claude, і ChatGPT прямо забороняють передавати доступ до акаунта іншим людям. Ціна тарифу тут визначає лише обсяг роботи, а не те, хто бачить дані.

Середня сходинка — свій особистий акаунт, навіть безкоштовний. Проста щітка, зате своя. Документи бачить одна людина, та сама, з якою у клієнта договір. Це вже вищий рівень вимог, ніж «дорогий на п’ятьох». Але умови тут споживчі, тож налаштування треба перевірити:

• ChatGPT Free, Plus і Pro: розмови можуть використовуватися для навчання моделей за замовчуванням, поки користувач сам не вимкне перемикач.
• Gemini в особистому акаунті Google: якщо увімкнене збереження активності, частину розмов можуть переглядати люди-рецензенти, і такі розмови зберігаються до трьох років навіть після видалення історії.
• Claude: користувач сам обирає в налаштуваннях конфіденційності, чи дозволяти навчання.

Верхня сходинка — свій корпоративний акаунт на бізнес-тарифі. Своя щітка, плюс правила в клініці: стерилізація, журнал, відповідальний. У Claude це Team або Enterprise, у ChatGPT — Business або Enterprise, у Google — Gemini в робочому Google Workspace. Комерційні умови, навчання на даних вимкнене за замовчуванням, колеги бачать лише те, чим з ними поділилися, а доступами керує фірма.

Чесність вимагає додати: власник такого акаунта може експортувати розмови організації, тож внутрішні правила потрібні й тут.

Тепер про те, що я не казала. Я не проти платних тарифів. Бізнес-тариф — це як раз верхня сходинка, і я рада, коли бухгалтерія туди доходить. Але туди піднімає не гроші, а виконання вимог: свій акаунт, правила, налаштування, знеособлення. Золота щітка на всю родину залишається нижньою сходинкою, скільки б вона не коштувала. А проста щітка у склянці з іменем уже стоїть вище.

А перила на кожній сходинці одні: знеособлення. Прізвища, РНОКПП і номери рахунків замінюються кодами, ключ до кодів лишається у вас.

Вищі вимоги — це більше можливостей

Вимоги зростають, але разом із ними зростає й те, що можна собі дозволити. Бухгалтер на верхніх сходинках може працювати швидко й за стандартами та спокійно сказати клієнтові: «Так, я використовую ШІ, і ось як ваші дані захищені». Це звучить як зрілість, а не як зізнання.

Те саме з боку аудиторів. На нижній сходинці перевірити нічого: є лише слова «у нас усе нормально». Вище з’являються сліди, які можна подивитися: хто має доступ, що налаштовано, які правила діють. Обсяг цих засобів залежить від тарифу, тож у кожному випадку я дивлюся, що саме доступне. Але логіка проста: замість «вірю на слово» ми зможемо сказати «бачу й підтверджую».

Якщо ви клієнт: шість питань своєму бухгалтеру

1. Чи обробляєте ви мої документи за допомогою ШІ?
2. Акаунт тільки ваш чи ним користуються колеги?
3. Він особистий чи корпоративний, на бізнес-тарифі?
4. Чи вимкнене навчання моделі на даних?
5. Чи прибираєте ви мої персональні дані перед завантаженням?
6. Чи прописано це в нашому договорі?

Це не недовіра. Ви ж питаєте про резервні копії й ключі від офісу, а дантиста питаєте, чи стерильні інструменти. Добрий бухгалтер відповість спокійно і, можливо, навіть зрадіє. А якщо почуєте «я ШІ взагалі не користуюся», уточніть: ні на роботі, ні в телефоні?

Мораль аудитора: ціна підписки показує, скільки бухгалтер встигне зробити. А безпеку ваших даних показує інше: чи щітка у вас своя.

Первинка

• IAASB, МСА 315 (переглянутий у 2019 році) «Ідентифікація та оцінка ризиків суттєвого викривлення»: розуміння ІТ-середовища, ризиків від ІТ і загальних ІТ-контролів; діє для періодів, що починаються з 15 грудня 2021 року.
• Закон України «Про захист персональних даних», стаття 24: обов’язок захищати персональні дані від незаконної обробки й доступу; ФОП забезпечує захист особисто.
• Anthropic, Consumer Terms of Service (редакція від 8 жовтня 2025 року): заборона передавати доступ до акаунта; навчання — за налаштуванням користувача.
• Anthropic, довідковий центр, Claude Team plan: окремі місця для працівників, навчання вимкнене за замовчуванням, експорт розмов для власника.
• OpenAI, Terms of Use: заборона передавати облікові дані іншим; довідковий центр, What is the ChatGPT Enterprise and Business data policy: для Free, Plus і Pro навчання увімкнене за замовчуванням, для Business і Enterprise — ні.
• Google, Gemini Apps Privacy Hub: перегляд розмов людьми-рецензентами, зберігання таких розмов до трьох років; довідка Google Workspace про Gemini: дані робочих акаунтів не переглядають люди й не використовують для навчання.

А у вашій бухгалтерії щітка своя? Чи поки що одна, зате золота?